Next Digital

Next im Digital Cockpit

Wer in ein Flugzeug steigt hat klare Erwartungen: Ein Zielort, hoch qualifiziertes Flugpersonal, modernstes Fluggerät, sowie neueste Computertechnik werden vorausgesetzt. Wie würden wir reagieren, wenn die Fluggesellschaft uns in eine klapprige Propellermaschine setzt, verspätete Ankunft durch mehrere Zwischenlandungen ankündigt und der Pilot den Ausfall der Navigationsgeräte im Voraus entschuldigt?

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Sicher eine überspitzte Analogie, aber wie viele Mitarbeiter*innen in deutschen Verwaltungen würden bestätigen, dass in ihrem Hause modernste Digitaltechnik effektiv eingesetzt und die Termine verlässlich eingehalten werden? Was im Alltag selbstverständlich erscheint, wird für den Dienst am Bürger weniger wichtig betrachtet.

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Die Digital-Strategien kann als Flugplan mit integriertem Navigationssystem angesehen werden. Ohne Digital-Strategie wird es für jedes Unternehmen eine Reise ins Ungewisse – wahrscheinlich sogar eine zu weite Reise für das zur Verfügung stehende technische Gerät. Ach ja, dieser Mangel wird übrigens erst nach dem erfolgten Start entdeckt…

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Der CIO ist der Pilot für die zukünftige Reise in die digitale Welt. Im Idealfall ist der CIO gut vernetzt und kennt die technischen, organisatorischen und personellen Herausforderungen für die bevorstehenden Veränderungen. Wesentlich sind vier Erfolgsfaktoren.

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1. Kritische Statusanalyse der internen digitalen Leistungsfähigkeit

Grundlage um jede Reise zu beginnen ist es, die eigenen Ressourcen und die zur Verfügung stehenden Fähigkeiten genau zu kennen. Eine schonungslose und offene Stärken und Schwächenanalyse ist unumgänglich. Die Themen reichen von derzeitigen Service Leveln, dem Grad der Digitalisierung, technischen Lösungen bis hin zu Kompetenzen im Team und den Personalstrukturen.

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Der wichtige Aspekt betrachtet kritisch die Stellung der eigenen IT-Abteilung innerhalb der Firma. Das Spektrum reicht vom einfachen Dienstleister („verlegen Sie bitte die Kabel und schließen Sie das WLAN an…“), über einen Ratgeber („wir hätten da eine Idee zur Verbesserung“) , bis hin zu einem anerkannten und strategischen Partner bei allen Entscheidungen („bevor wir etwas beschließen, müssen wir die IT einbingen“). Die nächsten Fragen lauten „Reicht uns das?“ und „Wo stehen wir im Vergleich zum Wettbewerb?“

2.  Festlegung eines Zukunftsbilds für digitale Leistungsfähigkeit

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Früher haben wir IT-Zielbilder entwickelt. Heute genügt dies nicht mehr. Die Digital-Strategie ist heute direkt mit allen Mitarbeiter*innen und Kund*innen vernetzt. Jede Änderung hat weitreichende Auswirkungen. Früher reichte der Planungshorizont über mehrere Jahre. Im Zeitalter des digitalen Wandels geht es darum in der Zukunftsplanung offen für weitere Optimierungen zu sein. Es gilt Best Practices kritisch zu prüfen. Was machen die Anderen? Was verlangen unsere Kund*innen von uns? Heute und morgen? Es geht darum ein tragfähiges digitales Zielbild zu entwerfen. Diese Zielbild muss die Anforderungen aller internen und externen Kundengruppen und Dienstleister sowie aller Mitarbeiter*innen abbilden.

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3. Definition von klaren digitalen Prioritäten

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Die digitalen Handlungsprioritäten beschreiben konkret den Weg zur Zukunft. Es gilt wesentliche Grundregeln zu beachten. Die gewählten Prioritäten müssen eine technische und fachliche Fortentwicklung bedeuten und müssen modernste, digitale Möglichkeiten berücksichtigen. Es geht nicht darum etwas nur zu verbessern. Es geht darum das Richtige in der richtigen Weise zu tun. Was richtig ist, kann die Wettbewerbs- und Kundenanalyse klarer beleuchten. Um das Richtige umsetzen zu können, werden entsprechend qualifizierte und motivierte Mitarbeiter*innen benötigt. Die Prioritäten müssen direkt auf die Leistungsfähigkeit der Organisation abgestimmt sein. Hierbei hilft ein Masterplan. Um den Initiativen die notwendige Wichtigkeit zu verleihen, muss das CXO Team die Veränderungen aktiv unterstützen.

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4. Fokus auf kurz- und mittelfristige Aktivitäten des Masterplans

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Der Masterplan fasst die notwendigen Aktivitäten und Handlungsprioritäten zusammen. Die Erfolgskontrolle erfolgt durch ein speziell eingesetztes und autorisiertes Spezialteam. Je Aktivität im Masterplan müssen Verantwortliche, Termine und Leistungsbeschreibungen für die Ziele erläutert sein. Der Aufwand zur Umsetzung des Masterplans ist nicht zu unterschätzen. Nur was kontrolliert wird, wird auch umgesetzt werden. Letztlich hängt von der Güte der Planung und von der Qualifikation und Motivation der Mitarbeiter*innen die Umsetzungswahrscheinlichkeit ab. Unbedingt zu vermeiden sind zu viele parallele Aktivitäten, unrealistische Zeitrahmen für die Realisation und Überlastung der Mitarbeiter*innen.

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5. Empowerment von Mitarbeiter*innen

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Ohne höchst motivierte Mitarbeiter*innen und die richtig qualifizierten Fachkräfte wird kein Masterplan realisiert werden können. Bereits vor weit vor dem Start der Umsetzungsaktivitäten muss die Leistungsfähigkeit von Teams und deren Mitgliedern in den Mittelpunkt rücken. Welche Mitarbeiter*innen können zukünftige Verantwortung übernehmen? Wer kann Führungsaufgaben ausfüllen und die Teams voran bringen? Welche Skills sind bereits vorhanden, welche Skills müssen gestärkt werden? Welche fachliche Verstärkung von außen wird notwendig? Wie bauen wir Karrieremöglichkeiten für die existierenden Mitarbeiter*innen? Wie holen wir neue Top-Mitarbeiter*innen neu an Bord und integrieren diese effektiv? Empowerment der bestehenden Teams ist und Aufbau neuer Fähigkeiten bilden zwei der wichtigsten Erfolgsfaktoren um die Ziele des Masterplans in der Realität umzusetzen. Die Menschen müssen befähigt und motiviert werden um die entsprechenden Leistungen zu erbringen. 

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Digital-Strategie steht – Ergebnisse mangelhaft?

Jedes Navigationssystem ist nur so gut, wie die Piloten und das Team, die es anwenden und nutzen müssen. Nicht selten versanden Digital Maßnahmen. Es mangelt an ausreichend qualifiziertem oder motiviertem Personal, an „digital natives“ und zu häufig wechselnden Prioritäten des Top-Managements. Kurzum eine Digital Strategie muss als zentrales Steuerungselement eines Unternehmens positioniert und aktiv eingesetzt werden. Fachkräfte müssen aufgebaut, qualifiziert oder erfolgreich eingestellt werden.

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Abfragen zur Leistungsfähigkeit und dem Stand von Umsetzungsmaßnahmen müssen regelmäßig durchgeführt werden. Engpässe bei Personal oder Dienstleistern müssen frühzeitig erkannt und adressiert werden. Ständige Leistungsvergleiche mit dem Wettbewerb mögen lästig wirken, sind jedoch unerlässlich. Und schließlich müssen alle Mitarbeiter*innen und die Führungskräfte motiviert und passgenau qualifiziert werden.

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In einer Studie von Gartner aus dem Jahr 2021 äußerten sich 54% der Führungskräfte besorgt darüber, dass sich intern zu viele Veränderungen negativ auf die Mitarbeiter*innen auswirke („54% HR leaders say their employees are fatigued from all the change“ in Top 5 Priorities for HR Leaders in 2022, Gartner 2021). Um effektiv entgegen zu wirken gilt es Mitarbeiter*innen zu entwickeln, neue Skills aufzubauen und durch mit den Menschen die Top-Prioritäten umzusetzen.

Ein zu viel an Aktivitäten wird sich negativ auswirken - auf alles: Die Leistungsfähigkeit, die Zielerreichung und die Effektivität. Nur wenn die angesprochenen Erfolgsfaktoren systematisch umgesetzt werden, kann sich die Digital-Strategie zu einem navigationssicheren, technologisch führenden und nutzerfreundlichem Cockpit entwickeln.

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Lassen Sie uns gemeinsam beginnen. Für die digitale Zukunft.

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Dieser Artikel beruht auf einer Publikation von Alexander K. Ammer im eGovernment Kompendium 2010.
Der Inhalt wurde leicht aktualisiert. Es bleibt jedoch beeindruckend, wie zeitlos die Wichtigkeit der Mitarbeiter*innen in unternehmerischen Prozessen bleibt. 

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